如果制作周到，运行顺利，网络研讨会是小企业在行业内和潜在客户中传播信息的好方法。它们也需要大量的努力，并且可能充满技术故障，出席率低，以及参与者普遍不感兴趣-特别是如果运行网络研讨会的软件太窄或太迟钝而无法提供帮助。
幸运的是，自从几年前虚拟会议成为默认和规范以来，网络研讨会技术已经取得了长足的进步。过去需要大量数字知识的工作现在可以轻松、快速地完成，有时甚至可以通过自动化完成。小型企业推出他们的第一个网络研讨会，可以期待更多的交钥匙操作和很少的进入壁垒-加上，一系列的功能集中在下一个网络研讨会，并超越。
以下是小企业如何进入网络研讨会空间，并利用新技术立即产生相当大的影响:
小企业必须克服的第一个障碍，除了确定他们的网络研讨会应该是关于什么的，就是找到最适合他们需要的软件。当然，这些公司应该找到符合他们需求的东西，但他们必须密切关注所提供的定价结构。举办一次完美的网络研讨会需要一些试错，而与软件供应商签订一份体面的合同可以实现这种程度的改进。
乍一看，大多数供应商的定价似乎与竞争对手相差不大，并根据最大参加人数划分等级。但小型企业可以关注提供了多少个层级，以及新层级的门槛是多少。
例如，Zoho的网络研讨会计划从100名免费参与者开始，每一步大约增加一倍——250人，500人，以此类推，最多5000人。然而，Salesforce推出了一些100人或300人的级别，但公司必须联系他们的销售部门才能获得更高的数字，最高可达1000人。
希望举办第一次网络研讨会的小型企业应该优先考虑具有最高可用层数的供应商。每一个都代表了一个灵活性点，可以为小企业谁可能低估或高估了他们的网络研讨会的需求。他们最不愿意做的事情就是扩大他们已经有限的预算来支付他们没有使用的网络研讨会位置。沿着这些思路，小企业必须找到提供灵活合同条款的供应商，即“土地和扩张”-允许调整计划而不产生额外费用或需要满足任意的时间框架。
提供100人以下计划的供应商也非常受小型企业的欢迎。是的，增加网络研讨会的出席人数是相当成功的，但发展不仅仅是规模。(否则，我们就得在蓝鲸的海底花园里辛苦劳作了。)一个成功的网络研讨会可能会激发为高级管理人员策划一系列小型虚拟活动，或者团队成员可能会受到启发，自己举办活动。最重要的是，成功的虚拟活动通常会努力成为成功的现场活动，可能会有适度的虚拟成分或补充。双向灵活的计划规模使小企业能够创造性地思考，而不必为此纳税。
尽管在大流行期间越来越普遍，但虚拟电话和会议仍然感觉像是面对面活动、协作或对话的糟糕替代品。然而，这种选择仍然存在，因为视频会议仍然便宜且容易获得，使人们能够参加他们可能会跳过的活动。不幸的是，这也意味着举办网络研讨会的小企业不得不应对与会者生活中的混乱;最小化窗口要比留下正在进行的实时会话容易得多。
由于软件更新，举办网络研讨会的公司有一系列参与工具可供使用，以帮助避免上述一些问题。小型企业可以寻找能够即时互动的网络研讨会软件;目前的选项包括投票、反应、屏幕共享的即时移交，以及收集问题以进行激动人心的来回对话的能力。
事实上，小型企业可能会倾向于虚拟形式的适应性，允许参与者即时设置一些议程，或者为他们提供与高管交流的充足机会(高管也更有可能参加这类活动)。给参与者提供代理服务，他们就会一直盯着屏幕。
一个成功的网络研讨会可以为小企业的声誉带来福音，但一个安全问题可能会使这种善意消失。“变焦轰炸机”的概念说明了一个更大的事实:参与者非常信任小企业保护他们提供的个人信息，包括在演示过程中所说的任何内容。
现代网络研讨会软件配备了现代烦恼的保护。当然，小型企业可以检查潜在的供应商，以确保他们提供所有重要的缩略词——符合gdpr, SO/IEC 27001(国际合规性)等——但他们应该超越功能，并注意供应商如何对待其数据中心。随着SaaS领域的发展，供应商采用了几种不同的方式来托管数据。有时，它生活在云端;其他时候，这项工作被外包给第三方，由其为相当数量的客户维护数据。这两种情况都没有给人带来多少信心，尤其是如果网络研讨会的与会者必须下载新软件才能参加的话。
相反，为了提供最强大的保护，小型企业应该寻找托管自己数据中心的供应商。以Zoho为例。该公司在世界各地拥有数据中心，确保跨地区的合规性，并在一个封闭的系统内运行，可以即时监控和修复，消除了在更新发生之前潜入新威胁的可能性。此外，会议的录音和转录被保护免受供应商的眼睛，甚至更多的隐私。
小型企业如果想要在拥挤的、问题丛生的领域中脱颖而出，就必须遵守最高的隐私标准。
合适的软件供应商不仅可以让小型企业轻松进入网络研讨会游戏，还可以在网络研讨会结束前后提供支持。新的软件可以自动在社交媒体上发布和剪辑视频，并有可能放到YouTube上。不幸的是，它不能帮助中小企业的是在网络研讨会上说什么。对于这一点，小型企业只能靠自己，尽管正确的软件功能和合同条款将在他们准备好之后。
