作者:李·斯坎伦

　　

　　位于韦斯特波特的布勒区议会会议厅。

　　对布勒区议会(BDC)备受争议的项目管理办公室(PMO)进行的司法审计发现“管理不足”，“缺乏关键控制”，以及区议会对其无权获得的费用的索赔。

　　审计公司毕马威(KPMG)发现，市议会工作人员的行为超出了市议会的政策范围，却没有受到任何后果，而且市议会未能正确评估风险。

　　报告显示，布勒纳税人可能不得不支付政府机构拒绝承担的费用。

　　议会于2021年1月成立了PMO，以处理来自政府的外部资金。顾问填补了人员缺口。

　　自去年6月以来，PMO一直是《西港新闻》的头条新闻，当时一名前市议会工作人员指控市议会未能妥善管理PMO顾问和成本。

　　去年年底，当时的理事会首席执行官史蒂夫?吉布林(Steve Gibling)委托毕马威(KPMG)对“严重的资金管理不善指控”进行法务审计。吉卜林承诺，这份预计将花费纳税人10万美元的报告将会公布于众。

　　他的继任者西蒙?皮克福德(Simon Pickford)自3月份以来一直对这份报告保密。他在周一发布了这份报告。28页文件中约有三分之一被修改过。

　　皮克福德引用了《地方政府官员信息和会议法》的个人隐私和损害商业职位风险条款，拒绝提供包括所有姓名在内的信息。

　　他说:“其中一些人被认定为举报人，其他一些人是雇员或前雇员，他们要么正在工作，要么一直在工作，因为雇佣纠纷和其他需要保密的纠纷。”“报告还讨论了承包商、分包商和承包商的雇员。”

　　

　　毕马威发现，PMO问题的根本原因似乎是“多层次管理不足，缺乏关键控制”。

　　“我们发现有证据支持BDC提交了与PMO管理相关的费用索赔，在我们看来，这些费用超出了外部资助者设定的参数。

　　“NEMA(国家紧急事务管理局)争议的成本价值尚未最终确定，但预计将被(成本修订)。”

　　今年3月，地方议会告诉《新闻》，NEMA仍在争论来自克赖斯特彻奇团队项目咨询公司(Team Projects Advisory)价值约9万美元的账单。

　　毕马威表示，发生不符合报销条件的成本，似乎表明市政基础设施服务部门缺乏监督和管理。

　　“因此，BDC已经产生了可能需要内部资助的成本。”

　　毕马威表示，为PMO工作的承包商已被告知，他们可以将旅行和支出包括在新西兰运输局(NZTA)索赔的费用中。这似乎是“围绕NZTA规定的资金参数进行的工作”。

　　毕马威表示，NZTA仍在评估不合格索赔的价值。理事会可能要偿还NZTA的资金。

　　该报告称，PMO缺乏高层领导，导致了不恰当的索赔，未能反映委员会的水平或风险。

　　“我们的调查已经确定，委员会工作人员的行为超出了委员会的政策，但我们没有发现任何证据表明他们的行为严重到需要向警方或严重欺诈办公室投诉。”

　　毕马威发现，企业对外部资助者所承担的成本缺乏了解。

　　2022年1月，当时的议会首席执行官(莎伦·梅森)批准了PMO的延续，只要外部资金能够支付任何费用。PMO的年度成本为80万至90万美元，其中包括员工费用。

　　委员会增加了3%的活动项目的间接费用和另外9- 10%的项目管理费用。

　　毕马威表示，一些外部资助者拒绝为这些成本提供资金，认为这是潜在的重复工作，或者是一种一切照旧的成本。

　　“因此，外部资助者无法支付的任何费用都需要由理事会支付。目前还不清楚这些费用，特别是PMO办公室的日常开支是否有预算。”

　　毕马威不同意前任PMO审稿人罗礼信(Morrison Low)去年的结论。毕马威表示，评估范围不适合处理这些指控。NEMA和理事会之间的沟通不支持ML的结论，即理事会有适当的工程采购程序。

　　该委员会收到了三份受保护的披露——第一次是在去年7月，另一次是在去年11月，第三次是在今年1月。

　　毕马威发现，委员会对不当行为的指控只采取了有限的行动，直到最近才出台了受保护的披露政策。报告称，这反映了议会审计与风险委员会(Audit and Risk Committee)缺乏治理。

　　其中一项投诉是关于西港干线主要项目300万美元的“预算超支”。

　　内政部为该项目的第一阶段提供了资金。毕马威表示，议会工作人员曾“乐观地假设”DIA将为第二阶段提供资金，但并未将其纳入议会2023/24年度计划草案。

　　工作人员随后提交了一份迟来的预算申请，但遭到了议员们的拒绝。

　　“预算超支300万美元的说法似乎是由于工作人员迟交追加预算……”毕马威说。“然而，这与我们对预算申请背后原因的理解不符。”

　　该报告称(姓名被隐去)在2022年12月购买了14040美元的办公家具，然后向议会开出了一张发票。理事会将发票分成几个费用类别，显然是因为家具和配件总账帐户超支，而不是将发票总额记入该帐户的资本性支出。

　　报告称(姓名被涂黑)发现了错误编码，并试图通过联系相关责任人来解决问题。该人员没有收到回复，并在(姓名涂黑)的批准下更正了编码。

　　“据我们所知，没有进行正式调查。”

　　毕马威表示，委员会需要详细的发票审批程序，并需要其员工的监督，以确保自己的利益优先于顾问的利益。

　　“由于项目管理办公室主要由顾问组成，因此应该实施高水平的监督。”

　　未能充分管理预算、顾问、采购和利益冲突等关键领域。

　　毕马威发现，在两起案例中，作为BDC顾问获得的信息(如其他顾问的费率)被不当分享。

　　毕马威还表示，议会的高员工流动率和不断膨胀的资本支出预算对PMO的运营产生了影响。

　　自2022年以来，该委员会已经有四位首席执行官:(莎伦·梅森、雷切尔·汤罗、肖恩·贾德和史蒂夫·吉布林)。Townrow和Judd是在扮演角色。

　　委员会还有两名首席财务官(罗德·福克斯和承包商道格拉斯·马歇尔)。

　　毕马威表示，自2021年以来，基础设施服务总经理的职位经历了两次人事变动(经理迈克·达夫(Mike Duff)被借调一年，期间由迈克·威廉姆斯(Mike Williams)担任该职位)。

　　该报告没有提到任何理事会经理的名字，他们都在过去18个月里离开了理事会。

　　毕马威表示，市议会2020/21年度的资本支出预算约为600万美元。然而，2020年至2023年期间的实际成本在每年1200万至1400万美元之间。理事会的审计和风险委员会和/或议员似乎没有充分评估增加的支出和风险。这导致项目管理办公室缺乏监督、控制和内部审计程序。

　　“没有明确证据显示(姓名被删去)或议员履行了各自的责任，妥善管理与项目管理办公室大量顾问有关的风险。”

　　毕马威表示，项目管理办公室从“支持性”模式转变为“指令性”模式的速度太快，并开始积极参与每个项目以及每个项目的各个方面。

　　ML去年的报告强调了更新PMO意向声明的计划，但这并没有发生。

　　毕马威(KPMG)建议:

　　除非由PMO员工管理，否则PMO将转变为支持性模型，而不是指令性模型

　　理事会的审计和风险委员会变得更加积极主动关于监督委员会的风险，并制定计划来降低风险

　　理事会确保其所有管理人员都了解受保护的信息披露政策，并了解受保护的信息披露法案的要求

　　理事会与NEMA合作，并作出规定，以弥补资金索赔的任何不足

　　委员会有限公司内部人士了解其处理违反政策的员工的程序。毕马威找不到任何证据表明，在过去的2-3年里，议会认真对待这些违规行为，或者有任何后果。

　　今年六月底，议会悄悄地解散了PMO。到那时，它已经花费了近900万美元，其中包括来自纳税人的100多万美元。

　　——西港新闻